Odoo administratoriaus mokymai yra individualūs ar mažos grupės užsiėmimai žmogui, kuris įmonėje prižiūri Odoo sistemą. Programa apima naudotojų ir teisių grupių valdymą, kelių įmonių nustatymus, duomenų importą, automatizavimo taisykles ir pasiruošimą versijos atnaujinimui. Po mokymų administratorius pats sukuria naują naudotojo paskyrą su tinkamomis teisėmis, importuoja produktų sąrašą ir žino, ką testuoti prieš atnaujinimą.
Ką apima administratoriaus mokymai?
Naudotojai ir teisės
Vidiniai naudotojai ir portalo naudotojai, kiekvienos programos teisių lygis, teisių grupės, kūrėjo režimas.
Kelios įmonės
Kaip naudotojui leisti dirbti keliose įmonėse, kaip perjungti įmonę, kurie duomenys bendri, o kurie atskiri.
Duomenų importas
Excel ir CSV failų importas, importo šablonai, laukų susiejimas, bandomasis importas prieš tikrąjį.
Automatizavimo taisyklės
Kada kurti taisykles, kokie būna paleidimo įvykiai ir veiksmai, kaip taisykles testuoti ir dokumentuoti.
Studio pagrindai
Jei jūsų planas apima Studio: laukų pridėjimas, rodinių keitimas, paprastos ataskaitos.
Atnaujinimai
Kaip atnaujinama Odoo versija, ką testuoti bandomojoje kopijoje, kaip paruošti naudotojus.
Naudotojai ir teisių grupės
Odoo teisės skiriamos pagal grupes. Kiekvienai programai naudotojui parenkamas teisių lygis, pavyzdžiui, „Naudotojas: tik savi dokumentai“, „Naudotojas: visi dokumentai“ arba „Administratorius“. Naudotojai skirstomi į vidinius, portalo ir viešuosius (Odoo teisių dokumentacija). Per mokymus sudarome jūsų vaidmenų ir teisių lentelę, kad naujo naudotojo paskyra visada būtų kuriama pagal tą patį šabloną.
Praktinės užduotys:
- sukurti naujo pardavimų vadybininko paskyrą, kad jis matytų tik savo klientus;
- suteikti sandėlininkui teisę tvirtinti priėmimus, bet ne keisti kainas;
- išjungti išėjusio darbuotojo prieigą neištrinant jo istorijos;
- patikrinti, kodėl naudotojas nemato meniu punkto.
Saugumo sumetimais laikomės principo, kad kiekvienas gauna tik tas teises, kurių reikia jo darbui.
Kelios įmonės vienoje duomenų bazėje
Odoo leidžia vienoje duomenų bazėje valdyti kelias įmones. Naudotojui nurodoma, prie kurių įmonių jis turi prieigą, o viršutinėje juostoje jis perjungia aktyvią įmonę. Per mokymus aptariame, kurie įrašai bendri, pavyzdžiui, kontaktai ir produktai, o kurie priklauso konkrečiai įmonei, pavyzdžiui, sąskaitos ir sandėliai. Taip pat aptariame dažniausias klaidas, kai dokumentas sukuriamas ne toje įmonėje.
Duomenų importas
Odoo importuoja Excel (.xlsx) ir CSV failus. Dažniausiai importuojamiems duomenims yra paruošti importo šablonai, o mygtuku „Test“ failas patikrinamas prieš importą (Odoo importo dokumentacija). Per mokymus į bandomąją kopiją importuojame jūsų tikrus sąrašus:
| Duomenys | Į ką atkreipti dėmesį |
|---|---|
| Kontaktai | Įmonių kodai, PVM kodai, dublikatai |
| Produktai | Matavimo vienetai, kategorijos, tiekėjų kainos |
| Likučiai | Sandėlio vietos, partijos ir serijos numeriai |
| Kainoraščiai | Galiojimo datos, valiuta |
Svarbiausia pirmiausia importuoti kelias eilutes, patikrinti rezultatą ir tik tada importuoti visą failą.
Automatizavimo taisyklės
Automatizavimo taisyklę suaktyvina tam tikras įvykis: pasikeičia lauko reikšmė, gaunamas el. laiškas, ateina tam tikra data. Tada atliekamas veiksmas: atnaujinamas įrašas, sukuriama veikla, išsiunčiamas laiškas ar SMS (Odoo automatizavimo taisyklės). Pavyzdžiui, kai CRM galimybė pereina į etapą „Laimėta“, vadovui sukuriama veikla. Mokome sukurti taisyklę ir ją dokumentuoti, nes po metų niekas neprisimins, kodėl laiškai siunčiami automatiškai.
Studio pagrindai
Odoo Studio leidžia be programavimo pridėti laukų, keisti rodinius, kurti automatizavimo taisykles ir PDF ataskaitas. Studio yra Enterprise programa, o dokumentacijoje nurodyta, kad ją įdiegus Standard plano duomenų bazėje pereinama prie Custom plano (Odoo Studio dokumentacija). Jei jūsų planas apima Studio, mokome atsargiai naudotis šia programa. Kiekvienas laukas turi turėti savininką ir paskirtį.
Versijos atnaujinimas
Odoo atnaujinimas vyksta trimis etapais: gaunama atnaujinta bandomoji duomenų bazė, ji išbandoma, tada atnaujinama tikroji sistema. Odoo kiekvieną pagrindinę versiją palaiko trejus metus, o Odoo Online duomenų bazėse pagrindinės versijos atnaujinimas privalomas kas dvejus metus (Odoo atnaujinimo dokumentacija). Per mokymus sudarome jūsų testuojamų dalykų sąrašą: pagrindiniai procesai, ataskaitos, spausdinami dokumentai ir automatizavimo taisyklės.
Administratoriaus savaitės patikrų sąrašas
Po mokymų administratoriui paliekame trumpą reguliarių patikrų sąrašą:
- ar nėra naudotojų, kurie išėjo iš įmonės, bet vis dar turi prieigą;
- ar automatizavimo taisyklės nesiunčia pranešimų apie klaidas ar nereikalingų laiškų;
- ar importuojant duomenis ir vykdant integracijas nebuvo klaidų;
- kokius klausimus kolegos užduoda pakartotinai ir ar jiems reikia atmintinės.
Kaip vyksta mokymai?
Administratoriaus mokymai dažniausiai vyksta individualiai nuotoliniu būdu, per 2–4 užsiėmimus po 1,5–2 valandas. Tarp užsiėmimų administratorius atlieka užduotis savo sistemos kopijoje. Po mokymų lieka jūsų teisių lentelė, importo šablonai ir atnaujinimo testavimo sąrašas. Jei vėliau kyla klausimų, padeda konsultacijos ir aptarnavimas.
Suplanuokime jūsų komandos mokymus
Trumpai aprašykite situaciją. Atsakysime el. paštu.
Dažniausi klausimai
Ar Odoo administratoriui reikia mokėti programuoti?
Ne. Naudotojai, teisės, importas, automatizavimo taisyklės ir dauguma nustatymų tvarkomi per sąsają. Programavimo reikia tik kuriant naujus modulius. Naudinga suprasti Odoo duomenų struktūrą: modelius, laukus ir ryšius tarp įrašų. Tai paaiškiname per mokymus.
Ar Studio yra visose Odoo versijose?
Ne. Odoo Studio yra Enterprise programa. Odoo dokumentacijoje nurodyta, kad įdiegus Studio Standard plano duomenų bazėje automatiškai pereinama prie Custom plano. Todėl Studio pagrindus įtraukiame tik tada, kai jūsų planas apima šią programą.
Kiek laiko trunka administratoriaus mokymai?
Paprastai mokymai trunka 4–8 valandas ir vyksta per 2–4 individualius ar mažos grupės užsiėmimus. Trukmę ilgina kelios įmonės vienoje duomenų bazėje, sudėtinga teisių struktūra ir didelės importo apimtys.
Kas turėtų būti Odoo administratorius įmonėje?
Žmogus, kuris gerai išmano įmonės procesus ir turi laiko atsakyti į kolegų klausimus. Dažnai tai operacijų vadovas, vyr. buhalteris arba IT specialistas. Svarbu paskirti ir pavaduojantį žmogų, kad sistemos priežiūra nepriklausytų nuo vieno asmens.